Clémence Payrot : « Dijinov a rendu l’Office de Tourisme plus efficace ! »

Clémence Payrot, directrice de l’Office de Tourisme Cahors – Vallée du Lot, a donné une nouvelle ère à la structure. Accompagnée par Dijinov, cette transformation digitale était une nécessité pour la gestion des points d’informations et des sites touristiques lotois.

Clémence Payot, directrice de l'Office de Tourisme Cahors - Vallée du Lot

Quels étaient vos besoins à l’Office de Tourisme ?

Clémence Payrot : On avait un réel manque d’autonomie et une absence de référents techniques. L’Office est trop petit pour avoir une équipe interne dédiée, mais trop important pour s’en occuper de façon artisanale. La fusion de quatre offices de tourisme en une seule structure a été l’occasion de transformer numériquement nos services.

La digitalisation a permis d’effacer les disparités qui existaient au sein des points d’informations. Certains disposaient de serveurs comme des NAS, d’autres des Cloud. Nous avions même des différences dans le choix des prestataires téléphoniques ou encore dans les systèmes de boîte mail.

L’Office de Tourisme Cahors - Vallée du Lot s’étend sur le sud du département grâce aux déploiements d’une dizaine de points d’informations. Nous gérons également deux sites touristiques paléontologiques et animons une plateforme attractive pour les visiteurs. Nous traitons plus de 15 000 appels téléphoniques et quelques milliers d’envois de mail par an. Nous entretenons des relations régulières avec nos partenaires : réunion en visio, relance téléphonique. Notre service commercial travaille en lien avec le service Groupe & Affaires. Les deux entités doivent être contacté facilement !

Nos 35 salariés avaient besoin de fluidité, de souplesse pour mailler le territoire et être efficace auprès de nos clients. Nous avions aussi la volonté d’installer le télétravail. Le premier confinement nous a confortés dans ce nouveau positionnement.

Quel a été le rôle de Dijinov ?

CP : Dijinov nous a accompagnés sur la rédaction du cahier des charges. Plusieurs réunions de travail ont permis d’éclaircir les besoins dont on avait du mal à formuler. Leur regard a permis d’analyser l’existant et de répertorier nos failles. Suite à leur diagnostic, nous avons lancé un appel à projet. Là aussi, ils étaient présents pour nous aiguiller sur l’aspect technique, sur la comparaison des propositions, sur la sélection des structures.

Nous avons choisi une entreprise régionale de service numérique. Dijinov a suivi la mise en place de la solution et a répondu aux questions techniques posées par l’entreprise. Cette dernière avait un interlocuteur plus pointu que nous ! La Team Dijinov nous a accompagnés de A à Z sur la réalisation du projet. C’est rassurant d’avoir une relation de confiance et transparente !

Que vous a apporté la digitalisation de l’Office de Tourisme ?

CP : Nous avons gagné en efficacité. Un service unique régie l’ensemble de nos outils de productivité (mails, calendrier…). Nous pouvons travailler librement d’un point d’informations à un autre. Cela nous a changé la vie et permis de réaliser des économies !

Aujourd’hui, nous traitons directement avec notre prestataire dans des conditions optimums. Dijinov a balayé toutes les interrogations. Pas de mauvaise surprise, ça avance tout seul !

Le confinement nous a confirmé qu’il est ultra important d’aller vers des outils plus fluide, facile à manier. Côté client, on a développé la mise en place d’un chat en ligne animé par une équipe d’une dizaine de personnes. Ce service répond aux demandes des visiteurs via Messenger, 7j/7 de 9h à 21h. C’est très apprécié !

C’est notre première prise de contact avec nous ! Cela a pris le pas sur les demandes d’infos par mail ou par courrier. Nous gagnons du temps et avons une relation plus personnelle et conviviale avec le client. Chez nous, l’humain reste présent derrière l’outil numérique.